Comment structurer ta communication d'équipe

Il y a quelques années, j'enseignais à l'un de mes clients comment animer des réunions rétrospectives avec ses équipes. Alors que cette personne dirigeait de plus en plus de ces sessions, il a partagé une perspective très intéressante avec moi :

« Je réalise que tout ce que j'ai à faire c'est de créer un contenant
pour la discussion et l'équipe fournira le contenu. »

Je comprenais ce qu'il voulait dire : le contenant est la structure de la réunion. C'est le plan pour avoir la conversation. Je l'avais expliqué par le passé, mais jamais tout à fait de cette façon. Depuis, je parle de plus en plus de facilitation en utilisant ces mots.

Dans cet article, nous verrons comment structurer les conversations avec ton équipe. Nous explorerons plus en profondeur la notion de contenant et de contenu.

Un contenant, c'est quoi?

Un contenant est une structure répétable que tu peux utiliser pour conduire des conversations avec ton équipe. C'est comme un processus pour avoir une discussion.

Pense à tes dernières réunions d'équipe. Les gens interrompent-ils les autres, ou n'écoutent-ils pas les autres parler? C'est parce qu'ils ne savent pas comment avoir une discussion. Personne n'est né avec cette compétence. Nous devons tous apprendre et pratiquer comment avoir une conversation productive.

Lorsque tu structures une conversation d'équipe, ça aide à accélérer l'apprentissage. L'équipe répète la structure d’une fois à l’autre et s'améliore avec le temps. Le fait de pratiquer rend l'équipe plus efficace, car elle apprend à parler d'un sujet sans perdre le fil.

À quoi ressemble un contenant?

Un contenant est une structure pour avoir une discussion. Le moyen le plus simple est d'utiliser des questions qui structurent la manière dont l'équipe traitera le sujet.

Par exemple, j'ai appris le contenant suivant en enseignant le catéchisme aux enfants. Ce contenant était pour leur apprendre la résolution de problèmes. Il se compose de quatre questions directrices :

• Quel est le problème?
• Quels sont les faits ou les obstacles?
• Quelles sont les solutions possibles?
• Quelle est la solution que je souhaite utiliser?

Tu peux avoir différents types de contenants pour différents types de discussions. Lorsque je veux parler d'un objectif partagé par l'équipe, je peux utiliser un canevas de changement d'équipe (Team Change Canvas). Si l'équipe a besoin de parler de l'évolution de sa transformation, j'utilise le jeu Moving Motivators. Quand l'équipe a besoin de créer une expérience, j'ai aussi une série de questions directrices à ce sujet.

L'idée est que le contenant guide la façon dont la conversation se déroulera. L'équipe va apporter le contenu pertinent en suivant la structure. En utilisant le même contenant dans le même contexte d'une fois à l'autre, l'équipe apprend à avoir des discussions. Ils deviennent meilleurs, plus efficaces et beaucoup plus à l'aise à se parler.

Comment utiliser un contenant?

Laisse-moi te montrer comment j'utilise le contenant de résolution de problèmes avec des équipes lors d'une réunion rétrospective. Jette un coup d'oeil à l'image ci-dessous.

Comme tu peux le voir, j'écris les questions sur un tableau, parfois en utilisant des quadrants. Ensuite, je mets des listes à puces (ou des Post-its) sous chaque question.

Nous répondons aux questions une par une. On commence par une discussion rapide pour nommer quel est le problème en une phrase ou deux. Une fois qu'on est d'accord sur le problème, on passe à la question suivante.

En capturant les choses visuellement sur un tableau blanc en même temps, ça nous aide à nous mettre d'accord sur chaque point. Ça rend également notre alignement clair et visuel.

On passe ensuite à la question suivante sur les faits et les problèmes. Une fois de plus, on capture tout sur le tableau visuel au fur et à mesure qu'on avance pour apporter de la structure dans la discussion. Si les gens essaient de parler de solutions possibles, tu peux les ramener aux faits et aux problèmes. Si les gens répètent un fait ou un problème qui figure déjà au tableau, on peut leur signaler. Après, on peut demander s'il manque quelque chose ou passer au point suivant.

Guider l'équipe de cette manière apporte une structure à la conversation. Il faut quelques essais pour que les gens s'y habituent et avec le temps, ça leur facilite la tâche pour avoir la discussion.

Les contenants créent des conversations puissantes

Il y a un élément clé à comprendre lors de l'utilisation de structures dans tes conversations :

L'important n'est pas de répondre à un ensemble de questions, mais la qualité de la conversation créée.

Au fur et à mesure que tu prends le temps de parcourir la structure, la discussion va rallier les gens. Ils commencent à voir ce dont ils discutent de la même manière, et ça crée un alignement. Ça engendre à son tour une compréhension et un engagement partagés.

Avant d'utiliser ton contenant, tu dois d'abord te pratiquer à l'utiliser seul. Comment répondrais-tu à ces questions? À quoi ressemble le résultat? Ça t'aidera à voir si ça peut être utile ou non. S'il ne te donne pas le résultat souhaité, fais-y des ajustements et réessaie.

L'autre avantage de le pratiquer par toi-même est que tu vois les défis de l'utiliser. Qu'est-ce qui est difficile dans l'utilisation de ce contenant? Où as-tu rencontré des défis? Comment les as-tu surmontés? Ce sont toutes des informations qui te seront utiles lorsque tu utiliseras la structure avec ton équipe.

Une fois que tu es à l'aise avec le résultat, tu peux l'essayer avec un petit groupe de personnes. Tu n'as pas besoin de faire cet essai, mais ça peut t'aider à te sentir à l'aise pour animer ta première discussion.

Conclusion

Construire des contenants pour avoir des conversations structurées avec ton équipe créera de nouvelles habitudes. D'une certaine manière, ça te donnera des processus que tu pourras réutiliser pour avoir des discussions ensemble.

Plus tu utiliseras la même manière structurée d'avoir une discussion, meilleur tu deviendras. La cohérence est la clé, mais c'est correct de changer et d'ajuster la structure de temps en temps. Il est cependant crucial de répéter la même manière de parler de certains sujets.

Si tu changes constamment de contenants, ton équipe ne progressera pas aussi vite. Ça peut même amener les gens à perdre confiance en toi en tant que facilitateur. C'est particulièrement vrai si l'équipe estime qu'aucune action concrète ne ressort des réunions.

Si tu ne te sens pas à l'aise d'utiliser une structure pour la première fois, fais-le savoir à ton équipe. Être vulnérable et demander leur aide t'aidera à avoir du succès avec cette approche.