Quatre obstacles qui bloquent la communication d'équipe

Repense à la dernière réunion d'équipe où tu as essayé de résoudre un problème en équipe. Avez-vous sauté d'un sujet à l'autre sans arrêt, ou avez-vous plutôt fini par tourner en rond? En êtes-vous sortis sans conclusion claire?

Lorsque l'un de ces scénarios finit par se produire, c'est généralement parce qu'il y a des choses qui bloquent la conversation.

Dans cet article, je vais te présenter le modèle de résolution de conflits dont je parle dans mon atelier sur les 5 compétences clés d'une équipe performante. Ce modèle t'aidera à mieux comprendre ce qui se passe dans ce genre de situations.

Tout d'abord, définir la problématique

Pour commencer, chaque conversation de résolution de problèmes que tu as avec ton équipe devrait porter sur une seule problématique. La problématique est un sujet, une inquiétude ou un problème spécifique qui requiert une discussion. Avant d'engager une conversation, la problématique doit être claire pour tout le monde autour de la table.

Si vous n'avez pas de sujet clair, la conversation va forcément aller dans tous les sens. Pour rester pertinente, la conversation doit se concentrer sur cette question spécifique. Mais c'est parfois plus facile à dire qu'à faire. Ce qui se passe souvent, c'est qu'on rencontre différents obstacles qui nous empêchent de nous concentrer sur le problème.

Voici quatre des principaux obstacles qui peuvent bloquer et affecter la qualité d'une conversation.

1- Les obstacles informationnels

Le premier type d'obstacle qu'on rencontre généralement est celui des obstacles informationnels. Ça se résume à une question : «Est-ce qu'on parle encore du sujet?» Parfois les gens pensent qu'ils parlent encore du problème, mais en réalité ils parlent d'un problème relié, mais différent.

Ils partagent des informations ou des opinions qui concernent une autre problématique. Ça tend à éloigner la conversation de son objectif initial.

C'est pourquoi l'identification du problème est essentielle. Une astuce que j'aime donner est de s'assurer que le sujet est visible pour tout le monde lorsque vous en parlez. De cette façon, si tu remarques que la conversation dérape, tu peux y revenir et demander : «Parlons-nous toujours de ça?»

2- Les obstacles environnementaux

Un autre type d'obstacle est environnemental. Ceux-ci représentent l'atmosphère, l'endroit et le moment où la discussion se passe. Ils peuvent affecter le déroulement de la conversation.

Par exemple, imagine que tu es en réunion en personne, mais que la salle est trop petite et que personne n'est à l'aise. Ça va nécessairement affecter la façon dont vous essayez de parler. Les gens vont avoir tendance à vouloir sortir de là le plus tôt possible.

Peut-être qu'un café n'est pas le bon endroit pour parler d'informations confidentielles. Les gens peuvent faire plus attention à ce qu'ils partagent et à la façon dont ils le partagent dans ce contexte. Demande-toi : est-ce le bon endroit pour avoir ce type de conversation?

Lorsque tu ressens de la pression ou que tu as un délai serré, tu peux commencer à parler de choses trop vite. Parler d'un problème en 5 minutes plutôt que de prendre une heure pour se comprendre n'est pas l'idéal.

L'humeur d'une personne peut également jouer un rôle. Si elle a eu une mauvaise journée ou n'est pas dans le bon état d'esprit, ça peut ne pas être propice à la conversation que tu essaies d'avoir.

Si la politique interne est en jeu ou qu'il y a des tabous dans la culture d'entreprise, ce sont aussi des obstacles. Le contexte actuel de l'entreprise est également important à considérer : s'il y a eu des mises à pied récemment et que le moral est bas, par exemple.

3- Les obstacles relationnels

Ces obstacles sont autour des relations entre les personnes qui essaient d'avoir la conversation. Si deux personnes de l'équipe ne s'entendent pas, ça peut nuire à une communication claire. Les autres peuvent essayer de gérer la conversation pour faire en sorte qu'ils n'aient pas vraiment à se parler.

La réputation ou le titre de quelqu'un peut également créer un obstacle. Si le président ou un vice-président assiste à la réunion, les gens pourraient avoir peur de brasser la cage. Ils pourraient éviter de dire qu'il y a un problème ou s'abstenir pour ne pas mettre un collègue dans l'eau chaude.

Si deux équipes ou deux départements ont des problèmes non résolus, ça pourrait également affecter la façon dont les gens interagissent les uns avec les autres. Les gens peuvent entrer dans la discussion avec des histoires en tête sur l'autre partie et ses motivations.

4- Les obstacles individuels

Finalement, on a les obstacles individuels. On parle ici des personnes individuelles et des qualités qu'elles apportent à la discussion. Quelles sont les connaissances et l'expérience des personnes présentes? Sont-elles les bonnes personnes pour parler de ce sujet?

Par exemple, demander à une personne très expérimentée dans l'organisation de discuter avec des employés junior peut ne pas donner les mêmes résultats. Ils n'ont peut-être pas tous les compétences requises pour s'engager dans la conversation.

Parfois, l'intelligence émotionnelle ou les styles personnels des gens sont différents. Une personne peut dire quelque chose qui lui semble parfaitement correct, mais qui manque de tact selon les autres. Ça peut avoir un impact sur la façon dont la conversation se déroule.

Les valeurs et la confiance en soi peuvent également jouer un rôle. Si quelqu'un souffre du syndrome de l'imposteur, il se peut qu'il ne veuille pas parler devant les autres et exprimer son point de vue.

Comment utiliser le modèle

Le but en utilisant ce modèle est de prendre conscience de ce qui se passe. Quand tu peux voir ce qui bloque une conversation, tu peux également y remédier. Ensuite, tu peux défaire le nœud et remettre les choses sur la bonne voie. Le but ultime est de mieux soutenir la discussion.

L'important est de choisir de se pratiquer ensemble en équipe. Vous pouvez vous pratiquer en demandant à tout le monde d'essayer de repérer les obstacles et de les nommer.

Pour les obstacles informationnels, il s'agit de concentrer tous les faits et points de vue partagés sur le sujet en question. Est-ce que tout tourne autour de la problématique? Sinon, tu peux dire : «C'est un excellent point de vue, mais es-tu sûr qu'il s'agit du problème dont on parle en ce moment?»

Une autre chose que j'aime dire, c'est : «Est-ce qu'on est en train d'avoir la bonne conversation en ce moment?» Parfois, vous pouvez vous rendre compte que vous devez parler d'une autre chose complètement.

Avec les obstacles environnementaux, il s'agit de réaliser que vous n'êtes pas au bon endroit ou au bon moment pour avoir la discussion. Ensuite, vous pouvez choisir un environnement plus approprié.

Lorsque des obstacles relationnels sont présents, il s'agit de réaliser comment les relations entre les personnes et entre les groupes peuvent soutenir ou bloquer la conversation. Quand ça la bloque, tu peux le nommer : «En ce moment, je comprends que chaque équipe voit ça d'une manière différente...»

Si tu remarques un obstacle individuel, tu peux également le nommer. Parfois, il s'agit de donner de l'espace aux gens et d'accepter qu'ils sont rendus là où ils sont.

Pour approfondir, consulte notre article sur les quatre parties du langage que tu peux utiliser pour rendre ta communication d'équipe plus productive.

Conclusion

Quand tu es en réunion, l'important est de commencer à reconnaître quand l'une de ces choses se produit. Sois à l'affût des obstacles quand ils apparaissent au fur et à mesure de la conversation.

Quand une personne soulève un point qui n'est pas lié au problème, nomme-le. Si tu vois que les gens sont stressés ou pressés, demande-leur si ce sont les conditions optimales pour prendre cette décision.

Si tu sais que les gens ont des opinions différentes ou un obstacle individuel, tu peux aider à faciliter leur participation à la conversation. L'essentiel est de gérer la discussion en la ramenant toujours à la problématique.