Beaucoup des rengaines qu'on entend lorsqu'on travaille avec nos clients sont liées à la communication. As-tu déjà entendu le classique : « cette réunion aurait pu être un courriel »? Ou au contraire, est-ce que les gens se plaignent de recevoir trop de courriels?
Ce problème peut entraîner un manque d'engagement au travail, des conflits d'équipe ou même des tâches qui tombent entre deux chaises. Quand on y pense, la plupart de ce que tu fais au travail (brainstorming, collaboration, courriels, appels) implique la communication... et c'est une bonne chose !
En tant que leader, c'est pourquoi la métacommunication est une capacité essentielle que tu dois développer au sein de ton équipe. Dans cet article, nous allons approfondir ce concept et comment tu peux l'utiliser pour rendre ta communication d'équipe plus efficace.
Essentiellement, la métacommunication consiste à communiquer sur la façon dont vous communiquez en groupe. Il peut être composé d'éléments non verbaux pour ajouter un sens, et d'éléments verbaux, comme simplement en parler. Concentrons-nous sur les indices verbaux pour le moment.
As-tu déjà discuté des points suivants avec ton équipe :
La métacommunication fait également référence à ce qui est acceptable et à ce qui ne l'est pas lorsque vous communiquez en équipe. Voulez-vous prendre la parole à tour de rôle dans les réunions? Est-il acceptable d'envoyer des courriels le week-end? Les membres de ton équipe peuvent-ils envoyer un texto au leader de leur équipe (à toi, si c'est le cas)?
Il est important de clarifier toutes ces questions. Il s'agit de créer des cadres pour instaurer la confiance. Ce sont des normes et des préférences que tu dois établir avec ton équipe. De cette façon, tous les membres de ton équipe sont alignés, savent à quoi s'attendre et peuvent se responsabiliser mutuellement.
La métacommunication est importante dans la vie de tous les jours, mais elle devient encore plus pertinente lorsqu'il existe des barrières linguistiques ou culturelles. Regardons cet exemple de communication interculturelle.
Notre cliente était en réunion avec d'autres dirigeants de l'un des bureaux internationaux de son entreprise. Elle était enthousiasmée par un concept dont l'équipe parlait. Elle intervenait souvent avec de petites phrases pour montrer son appréciation ou pour ajouter aux idées des autres.
Après quelques minutes, notre cliente a perçu un changement d'ambiance. Elle pouvait sentir que les gens de l'équipe internationale étaient frustrés par ses interventions et que le ton de la discussion avait changé à son égard. Elle a également remarqué que les autres hochaient la tête pour montrer leur approbation. Ils attendaient également que quelqu'un finisse avant de parler.
Elle a attendu qu'un silence se présente. Puis elle a pris la parole et a déclaré : « J'ai l'impression qu'il y a eu un changement dans la conversation. C'est peut-être parce que j'ai parlé en même temps que certaines personnes. C'est quelque chose que je fais souvent avec mon équipe quand je suis enthousiaste. Je m'excuse si cela vous a mis mal à l'aise. Je ferai de mon mieux pour m'abstenir de le faire pendant que je suis ici. »
Après sa prise de conscience et sa rapide correction, la réunion a repris, mais l'ambiance était beaucoup plus légère. C'est le pouvoir de la métacommunication pour aider les équipes à comprendre les différences de styles de communication, de personnalités et de cultures!
Cet exemple démontre également comment cette personne a remarqué en direct une partie de sa façon de jouer avec son leadership, en a parlé avec le groupe de manière efficace et s'est ensuite ajustée en conséquence.
1. Construis un cadre avec ton équipe.
Une chose très intéressante que tu peux faire est de discuter du processus de communication et de créer des règles de communication personnalisées avec ton équipe. Pour que cela fonctionne, tous les membres de l'équipe doivent donner leur adhésion. Ce qui est passionnant, c'est que tu peux développer des directives partagées avec l'équipe sur comment, où, quand, dans quelle situation, sur quel canal et de quelle manière vous souhaitez communiquer.
Une fois que tout le monde accepte ces règles de base, rends l'équipe responsable de leur application. Aucun courriel après 18h signifie que personne n'envoie de courriels après 18h! Cela signifie qu'en équipe, vous devez définir et faire respecter des limites lorsque les gens franchissent la ligne.
2. Reconnais les malentendus, les émotions et les différences.
Lorsque tu remarques que les gens sont confus ou frustrés, comme notre cliente dans notre exemple ci-dessus, adresse-le directement. Encourage les gens de ton équipe à faire de même, et à poser des questions s'ils ne sont pas certains de la signification d'un message. Cela étouffera tout malentendu potentiel dans l'œuf.
En tant que leader, n'hésite pas à apporter des émotions dans les discussions. C'est surtout en écoutant et en remarquant que tu y parviendras. As-tu l'impression que ton équipe est anxieuse ou stressée? Reconnais-le et tiens-en compte dans la façon dont tu leur parles.
Il faut comprendre que les gens ont des styles de communication différents. Ils peuvent s'exprimer de diverses manières, en particulier si des différences linguistiques et culturelles sont présentes. Les compétences humaines comme la patience et l'empathie t'amèneront très loin en la matière.
3. Crée des structures pour les conversations.
Un hack rapide que tu peux commencer à faire tout de suite : trouve une réunion récurrente dans ton agenda et crée une structure pour celle-ci. Supposons que tu as des réunions hebdomadaires pour un projet sur lequel l'équipe travaille. Tu peux créer une structure en 3 questions pour t'assurer que ces réunions restent sur la bonne voie.
Cela signifie qu'à chaque réunion, vous couvrirez les 3 mêmes questions à chaque fois. Il peut s'agir de questions rapides telles que : qu'avons-nous appris la semaine dernière? Que voulons-nous réaliser cette semaine? Quels sont les obstacles potentiels?
En utilisant régulièrement cette structure, l'équipe crée de nouvelles habitudes. Le but est que cela devienne une seconde nature pour eux. Cela rendra la communication entre les membres de l'équipe plus efficace.
La communication est compliquée. Il existe de nombreuses façons de comprendre OU de mal comprendre un message, et les nombreuses technologies disponibles aujourd'hui pour appeler, texter, clavarder, envoyer des photos ou des vidéos ne font que rendre les choses plus complexes.
Clarifier les façons dont vous communiquez en équipe est une solution pour résoudre ce problème avant qu'il ne devienne un problème réel avec ton équipe. Construire un cadre partagé et communiquer toutes les minutes de tous les jours, avec empathie et conscience sont de bons premiers pas.
La métacommunication est une capacité que tu peux développer par la pratique au fil du temps avec ton équipe. En étant conscient de votre façon de communiquer en groupe et en vous mettant d'accord sur les méthodes de communication, ensemble vous pouvez rendre votre équipe plus engagée et plus efficace!
Comment les choses seraient-elles différentes si tu prenais conscience de la métacommunication de ton équipe? Quels outils puissants pourrais-tu utiliser pour aider ton équipe dès aujourd'hui?
